İŞLETME · 7 dk okuma · 31.10.2026

ICafe programı nasıl seçilir?

Yönetim programı salonun her gününe dokunur: masayı açan, ücreti hesaplayan, kasayı kapatan ve yasal kaydı tutan odur. Program değiştirmek zahmetli olduğu için ilk seçimi doğru yapmak önemlidir. Aşağıdaki 10 soruyu demo sırasında sorun ve yanıtları ekranda görün.

1. Masa ve oturum yönetimi kolay mı?

Kat planında hangi PC’nin dolu, boş, bakımda ya da arızalı olduğu tek bakışta görünmelidir. Oturum açma, süre ekleme, masa değiştirme ve kapatma birkaç tıkla yapılmalıdır. Yoğun bir cuma akşamını düşünün: kasadaki personel her işlemde menü aramamalıdır.

2. Ücret doğru ve tek yerden mi hesaplanıyor?

Saatlik ücret, paket, üye indirimi, saate göre fiyat ve tarife değişikliği aynı hesap motorundan çıkmalıdır. Örneğin peşin ödenmiş bir paket, sonradan yapılan fiyat değişikliğinden etkilenmemelidir. Demo sırasında bir oturumu açıp tarifeyi değiştirin ve tutarın nasıl değiştiğine bakın.

3. Kasa kapanışı güvenilir mi?

• Personel yalnız sayımı girmeli (nakit, kart, devir); beklenen tutar ve kasa farkı yalnız yöneticiye görünmelidir.
• Havale ve QR ödemeler nakit kasada açık üretmemelidir.
• İade, ücretsiz kapatma ve indirim gibi riskli işlemler kayıt altında olmalıdır.

4. 5651 kayıtları otomatik tutuluyor mu?

ICafe ve oyun salonları erişim kayıtlarını iki yıl saklamakla yükümlüdür. Programın bu kayıtları kendisi tutması, imzalaması ve istendiğinde dışa aktarabilmesi gerekir. Ayrıntılar için 5651 log zorunluluğu rehberine bakın.

5. Üyelik, bakiye ve bonus sistemi var mı?

Düzenli müşteri salonun temelidir. Bakiye yükleme, bonus, puan, seviye ve üye kartı ile giriş; müşterinin tekrar gelmesini sağlar. Bonusun ve puanın muhasebede nakitten ayrı tutulması da önemlidir.

6. Oyunlar nasıl güncelleniyor?

Her PC’de oyunu tek tek güncellemek saatler alır. Oyunun bir kez sunucuda güncellenip PC’lere dağıtılması, kurulu oyunun internet olmadan da açılması ve müşterinin oyun menüsünden tek tıkla başlatması aranacak özelliklerdir.

7. Konsol, bilardo ve kafe aynı programda mı?

Salonunuzda PlayStation, bilardo ya da kafe varsa bunlar için ayrı program kullanmak kasayı ikiye böler. Konsolda oyuncu sayısına göre ücret ve TV kontrolü, kafede adisyon ve QR menü aynı kasada birleşmelidir.

8. Raporlar karar vermeye yarıyor mu?

• Masa başına gelir: hangi PC para getirmiyor?
• Saatlik doluluk: hangi saatlerde kampanya gerekir?
• Ortalama sepet ve ürün bazlı satış.
• KDV dökümü ve kasa hareketleri.

Raporlardaki toplamların birbirini tutması, yani aynı dönem için aynı rakamı vermesi güvenin ilk şartıdır.

9. Kurulum, destek ve lisans nasıl?

Kurulumun kimin tarafından yapıldığını, destek saatlerini ve yanıt süresini sorun. Lisansın PC başına mı, şube başına mı olduğu; güncellemelerin ücrete dahil olup olmadığı ve sözleşme süresi baştan net olmalıdır.

10. Verileriniz güvende mi?

Üye bakiyeleri ve kasa kayıtları işletmenizin parasıdır. Düzenli yedek, yedekten geri yükleme yolu ve verilerin kimin erişimine açık olduğu yazılı olarak belirtilmelidir.

Demo sırasında deneyin

• Bir oturum açın, süre ekleyin, masa değiştirin ve kapatın.
• Bir üyeye bakiye yükleyip oturum açın.
• Gün sonu kasa kapanışını personel ve yönetici gözüyle ayrı ayrı yapın.
• Bir rapor açıp toplamın kasa ile tuttuğunu kontrol edin.